Normativa · 31/08/2026

¿Es legal fichar con geolocalización? Qué puede comprobar la empresa y qué no

Capturar un punto es verificación; capturar una trayectoria es vigilancia, y la diferencia no es de grado sino de legalidad. Qué permite el Art. 90 LOPDGDD, el triple juicio de proporcionalidad aplicado a casos reales, cómo informarlo bien y por qué el sistema nunca debe bloquear un fichaje por la ubicación.

Respuesta corta: puedes comprobar dónde estaba una persona en el instante del fichaje, si eso es necesario para acreditar la presencia en el centro y se lo has informado antes. No puedes seguir su posición durante la jornada. La diferencia entre las dos cosas no es de grado: es de legalidad.

La línea, en una frase

Capturar un punto es verificación. Capturar una trayectoria es vigilancia. La primera se sostiene si es proporcional; la segunda difícilmente, y desde luego no con la finalidad de registrar la jornada.

La LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018), en su Art. 90, admite el tratamiento de datos de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control del empleador, pero con dos condiciones que no son decorativas: dentro del marco legal y con los límites inherentes a él, y con información previa, expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes. Sin esa información previa, el tratamiento es ilícito por mucho que la finalidad sea buena.

Qué puedes comprobar

• Si el fichaje se hizo dentro de la zona del centro. Un radio alrededor de la ubicación del centro y una respuesta binaria: dentro o fuera. Esto es lo mínimo necesario para lo que persigues.
• La distancia aproximada cuando queda fuera. Sirve para distinguir un error de GPS de veinte metros de un fichaje hecho a cuatro kilómetros.
• Desde qué centro y con qué método se fichó: kiosco, móvil, web. Este dato no es de ubicación personal y resuelve por sí solo la mayoría de las dudas.
• Que el fichaje se hizo, no dónde está la persona ahora. La captura es puntual y termina ahí.

Qué no puedes hacer

• Seguimiento continuo durante la jornada. Ni «para saber si van rápido», ni por si acaso. La finalidad declarada es registrar la jornada, y el rastreo excede esa finalidad.
• Localizar fuera del horario de trabajo. Nunca, bajo ningún argumento.
• Geolocalizar sin haberlo informado antes. El Art. 90 LOPDGDD lo exige de forma expresa, y la información tiene que ser comprensible, no una línea enterrada en un anexo.
• Usar la ubicación para una finalidad distinta de aquella para la que se recogió. Si la recogiste para acreditar presencia, no la uses para evaluar rendimiento o rutas.
• Hacerla obligatoria cuando no aporta nada. En una oficina con kiosco en la entrada, exigir ubicación no supera el juicio de necesidad: ya sabes dónde está esa persona.

El juicio que hay que superar

Cualquier medida de control del empleador tiene que pasar el triple juicio de proporcionalidad que viene del Tribunal Constitucional: idoneidad (¿sirve para el fin?), necesidad (¿no hay una medida menos invasiva igual de eficaz?) y proporcionalidad en sentido estricto (¿el beneficio compensa el sacrificio del derecho?).

Aplicado a esto:

• Una empresa de reformas, servicios a domicilio o mantenimiento, cuya plantilla entra cada día por una puerta distinta, supera el juicio con holgura: no hay forma menos invasiva de acreditar la presencia en el sitio correcto.
• Una oficina única con kiosco no lo supera: existe una medida menos invasiva y ya la tienes instalada.
• Un comercial en ruta está en medio. Verificar el punto de fichaje sí; reconstruir su día, no.

Cómo informarlo bien

No basta con una casilla. Lo que hay que poner por escrito, en la política de la empresa y accesible para la plantilla:

1. Qué se captura exactamente: la ubicación en el momento del fichaje, no de forma continua.
2. Para qué: acreditar la presencia en el centro asignado.
3. Cuándo: solo al pulsar entrada o salida.
4. Qué se guarda y durante cuánto tiempo.
5. Quién lo ve dentro de la empresa.
6. Qué pasa si el móvil no da ubicación: si solo registras la ubicación, el fichaje se hace igual y queda sin coordenadas; si exiges estar en el centro, explica cómo se registra la jornada en ese caso (por ejemplo, con una corrección con motivo). Lo que no puede pasar es que una jornada trabajada se quede sin registrar.

Y conviene informar también a la representación legal de los trabajadores cuando exista. Es lo que dice el Art. 90 y, en la práctica, lo que convierte una medida discutible en una medida pacífica.

Exigir la ubicación o solo registrarla

Hay dos formas de usar la ubicación del fichaje y conviene elegir a propósito, porque no pesan lo mismo:

• Exigir estar en el centro (geovalla). Si el móvil está fuera del radio, no deja fichar. Tiene sentido cuando acreditar la presencia en ese sitio es justo lo que persigues: un servicio que se presta en una dirección concreta, una obra, un punto de vigilancia. El riesgo es quedarte sin registro de una jornada que existió cuando el GPS falla, así que tiene que haber una salida rápida: una corrección con motivo que quede registrada.
• Registrar la ubicación sin restringir. Se guarda el punto desde el que se ficha, pero se puede fichar desde cualquier sitio y, sin GPS, se ficha igual. Es lo proporcionado cuando no hay centros fijos o solo quieres poder resolver una duda después. Lo explicamos con detalle en cómo saber desde dónde fichan tus empleados sin geovalla.

Las dos son geolocalización, con las mismas obligaciones de información. La diferencia es qué haces cuando la ubicación no cuadra: impedir el apunte o registrarlo y revisarlo. El registro es la obligación; la ubicación es un dato de apoyo, y cualquier configuración tiene que garantizar que la jornada trabajada queda registrada.

Datos biométricos: no los mezcles con esto

Conviene separarlo porque se confunden a menudo. La huella o el reconocimiento facial para fichar son datos biométricos de categoría especial, con un régimen mucho más restrictivo, y tras el criterio de la AEPD de 2023 difícilmente superan el juicio de necesidad cuando existe una alternativa como un PIN. La geolocalización puntual del fichaje es un tratamiento distinto y con otro nivel de exigencia. Tratarlos como si fueran lo mismo lleva a decisiones equivocadas en las dos direcciones.

Qué debería enseñarte tu sistema

Si la ubicación se recoge, lo mínimo exigible es que puedas explicarla. En la práctica eso significa que cada fichaje llegue acompañado de tres cosas: el centro al que se atribuye, el método con el que se hizo y si la ubicación cuadraba con la zona del centro, con la distancia aproximada cuando no cuadre.

Con eso resuelves la mayoría de las dudas sin guardar nada más allá del instante del fichaje. Cuando haga falta más detalle, el punto en un mapa y una dirección aproximada («≈ Calle Mayor 12, Getafe») bastan para entender un caso concreto; se obtienen de las coordenadas ya guardadas y deberían verlas solo quienes gestionan la plantilla. Y en un requerimiento puedes explicar en una frase qué recoges y por qué, que es exactamente lo que te van a preguntar.

---

Preguntas frecuentes

¿Puedo fichar sin geolocalización?

La ley no obliga a fichar con GPS: lo que exige es registrar la hora de inicio y de fin de la jornada. Que tengas que dar la ubicación depende de cómo lo haya configurado tu empresa, que debe haberte informado antes de forma previa, expresa y clara (art. 90 LOPDGDD).

¿Es legal usar geolocalización para fichar?

Sí, dentro de límites. El Art. 90 de la LOPDGDD admite el tratamiento de datos de geolocalización para las funciones de control del empleador, siempre con información previa, expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, y respetando los límites del marco legal.

¿Puede la empresa saber dónde estoy durante toda la jornada?

No. Capturar la ubicación en el instante del fichaje para acreditar la presencia en el centro es distinto de seguir la posición durante la jornada. El rastreo continuo excede la finalidad de registrar el horario y difícilmente supera el juicio de proporcionalidad.

¿Qué es el juicio de proporcionalidad?

El triple test que debe superar cualquier medida de control: idoneidad (sirve para el fin), necesidad (no existe una alternativa menos invasiva igual de eficaz) y proporcionalidad estricta (el beneficio compensa el sacrificio del derecho). Una oficina con kiosco en la entrada no supera la necesidad.

¿Se puede bloquear el fichaje si la ubicación no cuadra?

Se puede, pero es una decisión con consecuencias. Exigir estar dentro del radio del centro tiene sentido cuando acreditar la presencia en ese sitio es precisamente lo que buscas; a cambio, tiene que haber una vía rápida para registrar la jornada cuando el GPS falla, como una corrección con motivo. Si solo quieres saber desde dónde se ficha, lo proporcionado es registrar la ubicación sin bloquear.

¿Qué pasa si el móvil no da ubicación?

Depende de cómo esté configurado. Si solo se registra la ubicación, el fichaje se hace igual y queda sin coordenadas. Si se exige estar en el centro, el empleado tiene que activar la ubicación o pedir una corrección. En ningún caso conviene tratar la falta de GPS como un intento de engaño: puede deberse a permisos, cobertura o interiores.

¿Puedo saber desde dónde fichan mis empleados sin obligarles a fichar en un sitio?

Sí. Se puede guardar la ubicación en el instante del fichaje sin exigir radio ni bloquear, lo que sirve cuando no hay centros fijos o no quieres restringir. Sigue siendo geolocalización: necesita información previa a la plantilla (art. 90 LOPDGDD) y la evaluación de impacto.

¿La huella dactilar para fichar entra en las mismas reglas?

No, es un tratamiento distinto y más restrictivo. La huella y el reconocimiento facial son datos biométricos de categoría especial y, tras el criterio de la AEPD de 2023, difícilmente superan el juicio de necesidad cuando existe una alternativa como un PIN.

Última actualización: 22 de septiembre de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.

Sigue leyendo