Firmar nóminas y contratos desde el móvil: cómo funciona y qué validez tiene
El trabajador firma con el dedo y un código que le llega al correo, y se guarda un PDF con todas las pruebas. Qué validez tiene, por qué firmar el recibí no es estar de acuerdo con la nómina, cómo firma también la empresa en los contratos y cómo avisar a cada trabajador de sus turnos cuando el cuadrante está listo.
Resposta curta: sí, se pueden firmar la nómina, el finiquito, el contrato o un protocolo desde el móvil, y la firma tiene validez. En Control Horario Legal el trabajador firma con el dedo, confirma con un código que le llega al correo y se guarda un PDF firmado con todas las pruebas. Una copia llega a la empresa y otra al trabajador.
En resum
- Una firma electrónica no pierde valor por ser electrónica (Reglamento eIDAS). Lo que cuenta es poder probar quién firmó, cuándo y qué documento.
- En las nóminas, firmar el recibí no es estar de acuerdo con las cantidades. El trabajador puede firmar «Recibí, no conforme».
- En los contratos puede firmar primero la empresa y después el trabajador, sobre el mismo PDF.
- El PDF firmado lleva el original intacto, la firma en la última página y una hoja con todas las evidencias, incluido un sello de tiempo externo.
- Los turnos se avisan cuando el cuadrante está listo, nunca solos, y cada trabajador los ve en «Mis turnos».
¿Tiene validez firmar en el móvil?
Sí. El artículo 25 del Reglamento (UE) 910/2014, conocido como eIDAS, establece que no se puede negar efecto jurídico ni admisibilidad como prueba a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica. El Estatuto de los Trabajadores tampoco exige papel: pide que el contrato conste por escrito y que se entregue un recibo de salarios, sin imponer un formato.
La pregunta importante no es si es electrónica, sino si se puede demostrar. Si un día el trabajador dice que no firmó, o que el documento era otro, la empresa tiene que poder enseñar:
- Quién firmó: desde su acceso personal y con un código de un solo uso enviado a su correo.
- Cuándo: fecha y hora, con un sello de tiempo de una autoridad externa que no depende de nosotros ni de la empresa.
- Qué firmó exactamente: la huella SHA-256 del documento. Si se cambiara una sola coma, la huella sería distinta.
- Desde dónde: la dirección IP, el dispositivo y, si tiene permitida la ubicación al fichar, dónde estaba.
Nóminas: «Recibí» o «Recibí, no conforme»
La norma que regula el recibo de salarios lo deja claro: la firma del recibo da fe de que el trabajador ha percibido las cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas. Aun así, muchos trabajadores no quieren firmar por miedo a «aceptar» una nómina con la que no están de acuerdo, y la empresa se queda sin prueba de entrega.
Por eso, al firmar una nómina o un finiquito, el trabajador elige:
- Recibí: confirma que la ha recibido.
- Recibí, no conforme: confirma que la ha recibido, pero deja constancia de que no está de acuerdo con su contenido.
En los dos casos la empresa tiene la prueba de entrega, y en el segundo sabe además que hay algo que revisar. Al subir las nóminas del mes, basta con marcar «Pedir que firmen el recibí desde el móvil».
Cómo firma el trabajador
- Le llega un aviso por email y, si tiene la app instalada, al móvil.
- Abre el documento en «Mis documentos». Hasta que no lo abre, no puede firmarlo.
- Firma con el dedo en un recuadro y pulsa «Enviarme el código».
- Escribe el código de 6 cifras que le llega al correo y pulsa «Firmar».
En ese momento se genera el PDF firmado: el documento original sin tocar, la firma abajo a la derecha de su última página y una hoja de firma al final con todos los datos. La empresa (administración y RRHH) recibe una copia por email y el trabajador también. Si alguien tarda en firmar, se le recuerda solo, hasta tres veces.
Contratos: primero firma la empresa
En un contrato o un anexo firman las dos partes. Al subirlo se marca «Firma también la empresa, antes que él», y el proceso es:
- Lo firma la persona elegida para firmar en nombre de esa sociedad, con su nombre y su cargo (por ejemplo, «Administradora única»).
- Hasta entonces el trabajador no ve el documento.
- Cuando la empresa firma, le llega el aviso al trabajador, que firma sobre ese mismo PDF.
El resultado es un único PDF con la firma de la empresa abajo a la izquierda, la del trabajador abajo a la derecha y una hoja de firma de cada uno al final.
Consejo práctico: la firma del recibí de la nómina nunca debe usarse como renuncia a reclamar ni como conformidad con las cantidades. Ofrecer el «no conforme» protege a la empresa: demuestra que la entrega fue limpia y evita que alguien se niegue a firmar.
Turnos: avisar cuando el cuadrante está listo
La otra novedad tiene que ver con algo que pasa en casi todas las empresas con turnos: el cuadrante se hace en varios ratos, se corrige, se cambia a alguien… y los trabajadores se enteran por un WhatsApp o mirando una hoja colgada en la pared.
Ahora, meter o importar el cuadrante no avisa a nadie. Cuando quien lo hace ve que está todo bien, pulsa «Avisar a los trabajadores»:
- Ve quién tiene días cambiados desde el último aviso y elige a quién avisar.
- Puede añadir un mensaje para todos.
- A cada persona le llega un email con sus turnos, día a día, y si tiene la app instalada, un aviso en el móvil.
Y el trabajador tiene sus horarios siempre a mano: el turno de hoy y el de mañana en la pantalla de fichar, y la semana o el mes completos en «Mis turnos», con festivos, vacaciones y lo que haya pedido. También puede añadirlos al calendario de su móvil, que se actualiza solo si la empresa cambia algo.
Tener el cuadrante publicado no es solo comodidad: es lo que permite comparar lo previsto con lo fichado y saber quién ha faltado o ha fichado fuera de su horario.
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¿Tiene validez legal firmar la nómina o el contrato en el móvil?
Sí. El Reglamento europeo eIDAS dice que no se puede negar efecto jurídico ni valor como prueba a una firma por el mero hecho de ser electrónica. Lo que da fuerza a la firma es poder demostrar quién firmó, cuándo y qué documento exacto, y eso es lo que recoge la hoja de firma: código enviado al correo del trabajador, fecha y hora, sello de tiempo y huella del documento.
¿Firmar el recibí de la nómina significa estar de acuerdo con ella?
No. La firma del recibo de salarios acredita que el trabajador lo ha recibido, sin que suponga su conformidad con las cantidades. Por eso, además de «Recibí», el trabajador puede firmar «Recibí, no conforme» y reclamar después lo que considere.
¿Qué pasa si el trabajador no tiene email?
Puede firmar igualmente desde su acceso personal a la aplicación. En ese caso no se le envía código y la hoja de firma lo indica. Si tiene email en su ficha, se le pide siempre el código de un solo uso.
¿Puede la empresa firmar el contrato antes que el trabajador?
Sí. Al subir el contrato se marca «Firma también la empresa, antes que él». Firma primero la persona elegida en cada sociedad (por ejemplo, la gerente o la responsable de RRHH) y, en cuanto lo hace, al trabajador le llega el aviso para firmar sobre ese mismo PDF.
¿Se puede modificar un documento después de firmado?
No sin que se note. El documento original va intacto dentro del PDF firmado, con su huella SHA-256 y un sello de tiempo de una autoridad externa: cualquier cambio posterior cambiaría la huella. Además, el registro de la firma no se puede editar ni borrar.
¿Cuándo se enteran los trabajadores de sus turnos?
Cuando quien hace el cuadrante lo decide. Meter o importar los turnos no avisa a nadie; al pulsar «Avisar a los trabajadores» les llega un email con sus turnos y, si tienen la app en el móvil, un aviso. Además los ven siempre en «Mis turnos» y pueden añadirlos al calendario del móvil.
Fonts
- Reglamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS), artículo 25, sobre los efectos jurídicos de la firma electrónica: text a EUR-Lex.
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), artículos 8 (forma del contrato) y 29.1 (recibo de salarios): text consolidat al BOE.
- Orden de 27 de diciembre de 1994, que aprueba el modelo de recibo individual de salarios (modelo actualizado por la Orden ESS/2098/2014): text consolidat al BOE.
Última actualización: 6 de noviembre de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Para un caso concreto, consulta con tu graduado social o con un abogado laboralista.